Conditions générales de vente

1. Objet et champ d'application

Les présentes conditions s'appliquent aux prestations de paie et de gestion sociale réalisées par la société GCFFS, SARL au capital de 2 000 €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Pontoise sous le numéro SIREN 908 864 754 (ci-après « GCFFS »), pour les offices notariaux et les organismes du notariat (ci-après « l'office »). Elles s'adressent exclusivement à des professionnels.

Elles forment, avec la proposition écrite acceptée et la lettre de mission, l'ensemble contractuel. En cas de contradiction, la lettre de mission l'emporte sur les présentes conditions. Les conditions d'achat de l'office ne s'appliquent que si GCFFS les a acceptées par écrit.

2. Prestations

Selon ce que prévoit la lettre de mission, GCFFS réalise notamment :

• l'établissement mensuel des bulletins de paie à partir des éléments transmis par l'office ;
• le dépôt des déclarations sociales nominatives et le suivi des retours des organismes ;
• la production des journaux de paie, des états de charges et des écritures destinées à l'expert-comptable de l'office ;
• les formalités d'entrée et de sortie des salariés et les documents de fin de contrat ;
• des prestations ponctuelles : audit, correction de bulletins ou de déclarations, reprise d'un dossier, accompagnement d'un contrôle.

GCFFS n'est ni notaire, ni office notarial, ni cabinet d'expertise comptable, ni cabinet d'avocats. Ses prestations ne comprennent ni la tenue de la comptabilité de l'office, ni la rédaction d'actes, ni la consultation juridique, ni la représentation de l'office en justice. Lorsqu'une question relève de ces domaines, GCFFS le signale à l'office, qui consulte son conseil.

3. Commande et lettre de mission

L'office décrit son besoin par une demande de contact, par courriel ou par téléphone. GCFFS lui adresse une proposition écrite. La mission commence à la signature d'une lettre de mission qui précise les prestations confiées, le calendrier mensuel, les éléments à transmettre et le prix. La signature de la lettre de mission emporte acceptation des présentes conditions.

Toute prestation ponctuelle ou complémentaire fait l'objet d'une proposition écrite préalable, acceptée par l'office avant son commencement.

4. Engagements de l'office

L'office s'engage à :

• transmettre aux dates convenues des éléments complets et exacts : variables du mois, arrivées et départs, absences, contrats, avenants, accords applicables ;
• informer GCFFS sans attendre de tout événement qui touche la paie : embauche, arrêt de travail, rupture d'un contrat, changement de titulaire, création ou fusion ;
• relire les bulletins soumis et donner son accord avant leur diffusion et avant le dépôt des déclarations ;
• effectuer lui-même le paiement des salaires et des cotisations, et conserver les documents sociaux pendant les durées imposées à l'employeur.

5. Engagements de GCFFS

GCFFS exécute sa mission avec soin, selon les règles légales et conventionnelles en vigueur à la date d'établissement de chaque paie. Elle est tenue d'une obligation de moyens. Elle contrôle la cohérence des éléments reçus et signale à l'office les anomalies qu'elle relève. Chaque dossier est suivi par deux personnes de l'équipe.

6. Durée et résiliation

La mission est conclue sans durée d'engagement. Chaque partie peut y mettre fin à tout moment, par courriel ou par lettre, en respectant un préavis : la résiliation doit être notifiée au moins un mois avant la fin du mois au terme duquel elle prend effet. Par exemple, une résiliation notifiée le 10 mars prend effet le 30 avril. GCFFS établit les paies et les déclarations des mois couverts par le préavis.

En cas de manquement grave de l'une des parties, l'autre peut mettre fin à la mission sans préavis, après une mise en demeure restée sans effet dans le délai qu'elle fixe.

7. Prix

Les prestations de paie sont facturées à partir de 12 € HT par bulletin, conditions : nous consulter. Le prix applicable à chaque office est celui de la proposition écrite et de la lettre de mission ; il dépend notamment du nombre de bulletins et des prestations confiées. Les prestations ponctuelles sont facturées au prix indiqué dans leur proposition écrite. La TVA est appliquée au taux en vigueur.

Toute modification du prix est annoncée par écrit à l'office avant son application ; l'office peut alors mettre fin à la mission dans les conditions de l'article 6.

8. Facturation et paiement

La paie est facturée chaque mois, pour les bulletins établis et les prestations réalisées au cours du mois. Les factures sont payables à l'échéance qu'elles indiquent. Aucun escompte n'est accordé en cas de paiement anticipé.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités de retard au taux prévu par l'article L. 441-10 du code de commerce, ainsi que l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévue par ce même article et fixée par l'article D. 441-5. Après une mise en demeure restée sans effet, GCFFS peut suspendre l'exécution de la mission ; elle en avertit l'office par écrit pour lui permettre d'assurer la continuité de sa paie.

9. Responsabilité

La responsabilité de GCFFS est limitée au traitement des éléments que l'office lui a transmis. Elle ne peut pas être engagée pour les conséquences d'informations incomplètes, inexactes ou transmises tardivement, d'un événement qui ne lui a pas été signalé, ou d'une décision prise par l'office contre son avis écrit.

Une erreur imputable à GCFFS est corrigée sans frais, sur la paie suivante ou par une régularisation. GCFFS ne répond pas des dommages indirects, tels qu'une perte d'exploitation ou une atteinte à l'image.

10. Confidentialité et secret professionnel

GCFFS et chacun des membres de son équipe sont tenus à une stricte confidentialité sur toutes les informations reçues de l'office : rémunérations, situation des salariés, organisation et résultats de l'office. Cette obligation se poursuit après la fin de la mission.

GCFFS sait que l'office est tenu au secret professionnel. Elle ne demande et ne conserve que les éléments nécessaires à la paie et n'a pas à connaître des actes ni des dossiers des clients de l'office. Un document de cette nature reçu par erreur est signalé à l'office et supprimé. Les informations de paie ne sont communiquées qu'aux organismes destinataires des déclarations sociales et aux personnes désignées par l'office, comme son expert-comptable.

11. Données personnelles : sous-traitance

Pour les données des salariés de l'office, l'office est responsable du traitement et GCFFS agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du règlement général sur la protection des données. À ce titre, GCFFS :

• ne traite les données que pour établir la paie et la gestion sociale confiées, sur les instructions documentées de l'office ;
• veille à ce que les personnes autorisées à les traiter soient tenues à la confidentialité ;
• met en œuvre des mesures de sécurité adaptées : échanges par l'espace client, accès nominatifs, journal des dépôts et téléchargements, stockage hors de la partie publique du site ;
• ne recourt à un sous-traitant ultérieur (hébergeur, éditeur du logiciel de paie) qu'en lui imposant les mêmes obligations, et informe l'office de tout changement, qu'il peut refuser ;
• aide l'office à répondre aux demandes des salariés qui exercent leurs droits et à remplir ses propres obligations ;
• notifie à l'office toute violation de données dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance ;
• met à la disposition de l'office les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations ;
• restitue les données à la fin de la mission, puis les supprime, sauf obligation légale de conservation.

Les données personnelles de l'office et de ses interlocuteurs sont traitées selon la politique de confidentialité.

12. Fin de mission et restitution du dossier

À la fin de la mission, GCFFS restitue à l'office, sous forme électronique, les éléments de son dossier : bulletins, journaux et états, déclarations et comptes rendus, cumuls de l'année, contrats et documents déposés. La restitution se fait par l'espace client ou par un lien de téléchargement sécurisé. Les accès à l'espace client sont ensuite fermés et les données supprimées dans les conditions de l'article 11. Les sommes dues pour les prestations réalisées restent exigibles.

13. Force majeure

Aucune des parties n'est responsable d'un retard ou d'une inexécution causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du code civil. La partie qui l'invoque en informe l'autre sans attendre, et les deux recherchent ensemble le moyen de maintenir la paie.

14. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions et les missions qu'elles encadrent sont soumises au droit français. En cas de différend, les parties cherchent d'abord une solution amiable. À défaut, le litige est porté devant la juridiction compétente selon les règles de droit commun.

15. Modification des conditions

GCFFS peut faire évoluer les présentes conditions. La version applicable à une mission est celle en vigueur à la signature de la lettre de mission ; toute modification ultérieure est communiquée par écrit à l'office et ne s'applique qu'à défaut de résiliation dans les conditions de l'article 6. Dernière mise à jour : novembre 2026.

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Les montants, taux et seuils cités sur cette page proviennent de la fiche des barèmes, datée et sourcée ligne par ligne. Cette page est une information générale : elle ne remplace pas l'examen de la situation de votre office.