La plupart des offices n'ont jamais fait vérifier leur paie autrement qu'à l'occasion d'un contrôle. Or les erreurs d'une paie notariale ont une particularité : elles sont souvent systématiques. Un coefficient mal choisi à l'embauche, un taux de cotisation resté à sa valeur de 2023, une contribution conventionnelle jamais versée : l'écart est petit chaque mois, mais il se cumule sur des années et sur tout le personnel.
Ce que nous examinons
| Domaine | Ce que nous vérifions |
|---|---|
| Classification et salaires | Niveau et coefficient au regard des fonctions et des diplômes du notariat, minimum de la grille à chaque revalorisation, notaire salarié classé au moins au niveau C2 |
| Treizième mois | Base de calcul, prorata des entrées et sorties, date de versement |
| Durée du travail | Horaires contractuels, heures supplémentaires et complémentaires, conventions de forfait et leur suivi |
| CRPCEN | Régime de retraite de chaque salarié selon sa date de recrutement, taux maladie et vieillesse appliqués |
| Réduction générale | Calcul adapté aux cotisations propres aux salariés de la CRPCEN |
| Prévoyance et santé | Taux et répartition de branche, affiliation de tous les salariés, justificatifs des dispenses |
| Formation | Contribution légale et contribution conventionnelle de la branche |
| Contrats | Mentions obligatoires, période d'essai écrite, clauses de temps partiel, avenants |
| Obligations d'employeur | Registre du personnel, document unique d'évaluation des risques, entretiens, représentation du personnel selon l'effectif |
| Déclarations | Cohérence entre bulletins, DSN et paiements, anomalies non traitées |
Trois écarts que nous trouvons souvent
La contribution formation de la branche
La branche impose une contribution à la formation supérieure au minimum légal : 0,7 % de la masse salariale pour les offices de moins de onze salariés, 1,3 % (au 1er novembre 2026) au-delà. La part légale est collectée par l'URSSAF via la DSN ; la part conventionnelle est versée à OPCO EP, l'opérateur de compétences de la branche. C'est elle qui est parfois oubliée, parce qu'aucune déclaration mensuelle ne la rappelle. Le détail est sur notre page formation professionnelle.
Le classement des diplômés
Depuis le 1er décembre 2024, la convention relie certains diplômes du notariat à un niveau minimum : le titulaire d'un diplôme de premier clerc ou d'un master de droit notarial est classé au moins au niveau T2, le diplômé notaire au moins au niveau C1. Un collaborateur embauché au niveau T1 qui a obtenu son diplôme depuis peut donc être payé sous son minimum sans que personne ne l'ait remarqué. La correspondance complète figure sur la page classification des emplois.
Les dispenses de complémentaire santé
Le régime de santé de la branche est collectif et obligatoire. Un salarié peut en être dispensé dans les cas prévus par les textes, à condition de le demander par écrit et de fournir les justificatifs. Une dispense non documentée remet en cause le caractère collectif et obligatoire du régime, condition de l'exonération de la participation de l'employeur, et expose l'office à un redressement. C'est un point que les inspecteurs regardent.
Le déroulé d'un audit
- Le cadrage. Objectif, période, salariés concernés. Une proposition écrite fixe le périmètre avant le début des travaux.
- La collecte. Bulletins, DSN, contrats, accords, contrats de prévoyance et de santé, dans l'espace client sécurisé.
- L'examen. Contrôle de chaque domaine, sur tous les salariés pour les points systématiques, par sondage pour les autres.
- Le rapport. Les constats classés par niveau de risque, avec pour chacun la période, le montant estimé et la correction proposée.
- La restitution. Un échange avec vous pour décider de ce qui sera corrigé, et dans quel ordre.
Ce que l'audit n'est pas. Nous établissons un diagnostic de paie et de gestion sociale. Nous ne rendons pas d'avis juridique sur un litige, ne représentons pas l'office et n'intervenons pas dans la rédaction d'un acte de cession. Ces sujets relèvent des conseils de l'office, à qui le rapport peut être transmis.
À quel moment le faire
Avant une cession ou une association, pour que l'état social de l'office soit connu de tous. Avant de changer de prestataire, pour partir sur une base saine. Quand l'effectif franchit un seuil qui crée de nouvelles obligations. Ou simplement parce que personne n'a regardé la paie avec un œil extérieur depuis plusieurs années. Si un contrôle est déjà annoncé, l'audit se resserre sur les points que l'inspecteur examinera : voir notre page contrôle URSSAF.
Questions fréquentes
En général sur les douze derniers mois de paie, avec un retour en arrière plus long sur les points où une erreur se répète, comme la classification ou la cotisation vieillesse CRPCEN. La période est fixée avec vous avant de commencer, selon l'objectif : préparation d'une cession, contrôle annoncé, simple vérification.
C'est l'un des moments où il sert le plus. Le cédant sait ce qu'il transmet, le cessionnaire sait ce qu'il reprend, et les éventuels rappels de salaire ou de cotisations se chiffrent avant la signature plutôt qu'après. Les conséquences juridiques et le traitement dans l'acte de cession relèvent ensuite des conseils des parties.
Non. L'audit est une mission à part, que l'office soit client de la paie ou non. Il est d'ailleurs plus parlant quand il porte sur une paie établie par quelqu'un d'autre.
C'est un diagnostic technique de paie et de gestion sociale, établi sur pièces. Il ne constitue pas une consultation juridique. Pour un point qui engage l'office devant un juge ou un organisme, il sert de base de travail à votre avocat.
À lire aussi
- Le contrôle URSSAF de l'office
- Corriger les bulletins et les DSN
- Cession d'office : le sort des salariés
- Prévoyance et complémentaire santé
- La classification des emplois
Parlons de votre office
Dites-nous votre effectif, qui établit la paie aujourd'hui et ce que vous souhaitez confier. Nous revenons vers vous avec une proposition écrite.
Les montants, taux et seuils cités sur cette page proviennent de la fiche des barèmes, datée et sourcée ligne par ligne. Cette page est une information générale : elle ne remplace pas l'examen de la situation de votre office.