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Reprendre le dossier de paie d'un office notarial

Départ de la collaboratrice qui faisait la paie, prestataire qui ne connaît pas le notariat, cession de l'office : la reprise d'un dossier est un moment à préparer. Voici comment nous la menons.

Une reprise réussie se voit à un signe simple : le premier bulletin établi par le nouveau prestataire ne surprend personne. Les salaires sont les mêmes, les cumuls annuels se suivent, la DSN passe sans anomalie. Pour en arriver là, il faut reprendre l'existant avant de produire quoi que ce soit, et vérifier ce qui a été fait au lieu de le recopier.

Les situations les plus fréquentes

La paie était tenue en interne et la personne qui s'en chargeait part en retraite ou change de poste.
L'expert-comptable de l'office cesse de faire la paie, ou l'office veut séparer les deux missions.
Le prestataire actuel applique mal la convention du notariat ou les cotisations de la CRPCEN.
L'office est cédé, regroupé avec un autre ou mis en société, et la paie doit suivre le nouveau titulaire.

Les pièces à réunir

Pièce	Pourquoi elle compte
Bulletins de l'année en cours et de décembre précédent	Cumuls, treizième mois, compteurs
DSN déposées et derniers comptes rendus	Ce qui a été déclaré, anomalies en suspens
Contrats de travail et avenants	Classification, durée du travail, rémunération variable
Date de recrutement de chaque salarié dans le notariat	Régime de retraite applicable
Accords et décisions de l'office	Forfaits, intéressement, usages, titres-restaurant
Notification du taux accident du travail	Taux à appliquer, à vérifier chaque année
Contrats de prévoyance et de santé, dispenses signées	Taux, répartition, justification des dispenses
Compteurs de congés et de repos	Soldes à reprendre sans perte ni doublon
Arrêts de travail en cours et subrogation	Indemnités attendues, régularisations à venir

Le point qui ne pardonne pas : la situation CRPCEN de chaque salarié

Depuis le 1er septembre 2023, le régime vieillesse de la CRPCEN est fermé aux clercs et employés nouvellement recrutés. Ceux-ci restent affiliés à la caisse pour la maladie, la maternité, l'invalidité et le décès, mais leur retraite relève du régime général et de l'Agirc-Arrco. Ceux qui étaient recrutés avant cette date gardent la cotisation vieillesse de la caisse, à 13,03 % pour la part salariale et 16,91 % (au 1er novembre 2026) pour la part patronale, à condition d'être restés affiliés sans interruption.

À la reprise, nous établissons cette situation pour chaque salarié, pièces à l'appui. Le cas d'un clerc qui a changé d'office après la réforme mérite une attention particulière : le texte ne définit pas la notion de recrutement, et la question de la continuité d'affiliation se vérifie avant de paramétrer son bulletin. Pour le détail, voir notre page sur les salariés embauchés depuis la réforme.

Le déroulé de la reprise

L'inventaire. Vous déposez les pièces dans l'espace client ; nous vous signalons celles qui manquent.
Le contrôle de l'existant. Classification et minimum de chaque salarié, cotisations CRPCEN, prévoyance et santé de branche, treizième mois, cumuls. Les écarts sont notés, pas encore corrigés.
Le paramétrage. Le dossier est créé chez nous avec les cumuls repris et les taux vérifiés. Les délégations nécessaires sur net-entreprises sont mises en place avec vous.
Le mois en parallèle. Le premier mois, nous établissons les bulletins à partir des mêmes variables que l'ancien système et comparons les résultats ligne par ligne. Tout écart est expliqué.
La bascule. Le mois suivant, nos bulletins et notre DSN deviennent les seuls. Le compte rendu de reprise vous est remis par écrit.

Ce que contient le compte rendu de reprise. La situation de chaque salarié (classification, régime de retraite, garanties), les écarts relevés avec leur période et leur montant estimé, et ce que nous recommandons de corriger. C'est aussi un état des lieux utile en cas de cession de l'office.

Ce que l'office doit prévoir

Une reprise demande un peu de disponibilité côté office : retrouver les contrats anciens, confirmer une date d'embauche, valider le mois en parallèle. Nous regroupons nos questions pour vous éviter des allers-retours. L'ancien prestataire, lui, doit être informé dans les délais de votre contrat avec lui, pour que la dernière DSN qu'il dépose et la première que nous déposons se suivent sans trou ni doublon.

À l'inverse, si un jour l'office choisit un autre prestataire que nous, le dossier lui est remis complet, dans le même état que celui que nous attendons en arrivant.

Questions fréquentes

Oui. Les cumuls de l'année se reprennent à partir des bulletins et des DSN déjà déposées, et le salarié ne voit aucune différence sur ses montants annuels. Le début d'un mois civil reste le moment le plus simple pour basculer.

Oui, dans les formes prévues par votre contrat avec lui. Nous vous indiquons la liste des pièces à lui demander. Les documents de votre dossier vous appartiennent : bulletins, déclarations, journaux et contrats doivent vous être restitués.

Nous les chiffrons et vous les présentons par écrit, avec ce qui doit être corrigé et ce qui peut l'être. La décision vous appartient. La correction elle-même suit la méthode décrite sur notre page consacrée à la correction des bulletins.

La reprise demande un travail d'analyse qui ne se répète pas les mois suivants. Elle est donc prévue dans la proposition écrite que nous vous adressons après la demande de contact, distinctement du prix mensuel.

Parlons de votre office

Dites-nous votre effectif, qui établit la paie aujourd'hui et ce que vous souhaitez confier. Nous revenons vers vous avec une proposition écrite.

Demande de contact +33(0)7 82 52 20 32 +33(0)6 51 68 20 10

Les montants, taux et seuils cités sur cette page proviennent de la fiche des barèmes, datée et sourcée ligne par ligne. Cette page est une information générale : elle ne remplace pas l'examen de la situation de votre office.