Dans beaucoup d'offices, l'administration du personnel repose sur le notaire lui-même ou sur une collaboratrice qui s'en occupe entre deux dossiers. Les erreurs qui coûtent cher naissent rarement sur le bulletin : elles naissent d'un contrat incomplet, d'une période d'essai mal rédigée, d'un avenant oublié lors d'un changement de poste. La gestion sociale consiste à tenir ces sujets à jour, au fil de l'eau.

Les contrats et leurs avenants

Nous rédigeons les contrats de travail en tenant compte de la convention collective du notariat : niveau et coefficient, minimum de la grille, treizième mois, durée du travail. La période d'essai n'existe que si le contrat la prévoit expressément. Ses durées conventionnelles sont de 2 mois pour un employé, 3 mois pour un technicien et 4 mois pour un cadre, ce dernier délai pouvant être renouvelé dans les conditions prévues par la convention.

Le classement se fait au regard des fonctions réellement exercées et, depuis le 1er décembre 2024, des diplômes du notariat : un BTS collaborateur juriste notarial ouvre au moins le niveau T1, un diplôme de premier clerc ou un master de droit notarial au moins le niveau T2, le diplôme de notaire au moins le niveau C1. Un salarié qui obtient un diplôme en cours de contrat appelle donc un avenant. Nous le repérons et vous le proposons.

Les avenants courants suivent le même chemin : passage à temps partiel, changement d'horaire, promotion, rémunération variable d'un négociateur. Le temps partiel, en particulier, obéit à un accord de branche qui encadre la répartition des heures et les heures complémentaires : un contrat qui ne le reprend pas est fragile.

Les absences et les arrêts de travail

La convention prévoit un maintien du salaire brut en cas de maladie, pour les salariés qui remplissent la condition d'ancienneté prévue et ont droit aux indemnités journalières, pendant une durée limitée sur douze mois, avec un délai de carence pour les arrêts courts sauf exceptions. Les indemnités journalières maladie sont servies par la CRPCEN, et non par la caisse primaire, pour les clercs et employés qui y sont affiliés. L'office qui maintient le salaire peut pratiquer la subrogation : il perçoit alors les indemnités à la place du salarié.

Nous calculons le maintien, déclarons l'arrêt en DSN, suivons le versement des indemnités et régularisons quand elles arrivent. Les arrêts ont aussi un effet sur les congés payés, que la branche a précisé en 2025. Le détail est sur les pages arrêt maladie et indemnités CRPCEN et congés payés.

Le piège de l'arrêt « à cheval ». Un arrêt qui commence en fin de mois et se prolonge produit souvent un double maintien ou un oubli de régularisation le mois suivant. Nous tenons un suivi par arrêt, de la première déclaration à la dernière indemnité reçue.

Les obligations qui reviennent

  • Le registre unique du personnel, tenu à jour à chaque entrée et chaque sortie.
  • La visite d'information et de prévention après l'embauche, et le suivi de santé selon le poste.
  • L'entretien de parcours professionnel, qui a remplacé l'entretien professionnel avec la loi du 24 octobre 2025 : il a lieu dans la première année suivant l'embauche, puis tous les quatre ans sauf accord prévoyant un autre rythme.
  • Les affiliations à la prévoyance et à la complémentaire santé de branche, et les dispenses justifiées par écrit.
  • Le suivi de l'effectif, qui déclenche de nouvelles obligations à chaque seuil franchi, notamment l'élection d'un comité social et économique à partir de onze salariés.

Les procédures de fin de contrat

Rupture conventionnelle, démission, licenciement pour motif personnel ou économique, départ à la retraite : chaque mode de sortie a son calendrier et son calcul. Nous préparons les étapes et les modèles de courriers, chiffrons le préavis et les indemnités, puis établissons les documents de sortie. La convention du notariat comporte des règles propres, notamment lorsque la rupture fait suite à un changement de titulaire ou à une mise en société : nous les lisons sur le texte en vigueur avant de chiffrer.

Notre rôle s'arrête au social et à la paie. Le choix d'un motif de licenciement et la conduite d'un dossier contentieux relèvent de l'office et de son avocat. GCFFS n'est pas un cabinet d'avocats et ne donne pas de consultation juridique engageant l'office.

Comment cela s'organise

La gestion sociale est confiée au même binôme que la paie : la personne qui établit vos bulletins connaît déjà vos salariés, vos horaires et vos accords. Les demandes passent par l'espace client ou par téléphone, et chaque document produit y est déposé. L'office garde la main sur les décisions ; nous lui apportons les éléments pour les prendre et la mise en forme qui suit.

Questions fréquentes

Oui : contrat à durée indéterminée ou déterminée, temps partiel, avenant de changement de coefficient ou d'horaire, convention de forfait. Nous partons de vos modèles s'ils existent et les mettons à jour au regard de la convention du notariat.

Nous préparons le calendrier de la procédure, les modèles de courriers, le calcul du préavis et des indemnités, puis les documents de sortie. Le choix du motif et la décision appartiennent à l'office. Si le dossier présente un risque de contentieux, l'office consulte son avocat avant d'engager la procédure.

Oui. Les questions courantes du quotidien sur un salarié, une absence ou une règle de la convention font partie du service, sans compteur d'appels. Une question qui demande une étude écrite approfondie fait l'objet d'une proposition à part.

Nous tenons l'échéancier et vous signalons ce qui arrive : visite d'information et de prévention, fin de période d'essai, fin de contrat à durée déterminée, entretien de parcours professionnel. Les déclarations et affiliations liées à l'embauche sont faites par nos soins quand l'office nous les confie.

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Les montants, taux et seuils cités sur cette page proviennent de la fiche des barèmes, datée et sourcée ligne par ligne. Cette page est une information générale : elle ne remplace pas l'examen de la situation de votre office.