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Le contrôle URSSAF d'un office notarial

Depuis 2023, c'est l'URSSAF qui contrôle les cotisations sur salaires des offices, y compris celles dues à la CRPCEN. Ce qu'elle examine, comment s'y préparer et comment répondre à ses observations.

Beaucoup d'offices ont gardé l'image d'une CRPCEN qui encaisse et vérifie tout. Ce n'est plus le cas pour les salaires. Depuis les paies de janvier 2023, les cotisations sur salaires de la caisse (maladie, vieillesse et contribution de solidarité pour l'autonomie) sont déclarées en DSN, puis recouvrées et contrôlées par l'URSSAF. Un contrôle engagé aujourd'hui porte donc, pour l'essentiel, sur des années où l'URSSAF était déjà l'organisme de recouvrement.

Qui contrôle quoi

Cotisation	Déclaration	Contrôle
Cotisations sur salaires CRPCEN, depuis janvier 2023	DSN mensuelle	URSSAF
Cotisations du régime général, CSG, CRDS, chômage, contributions	DSN mensuelle	URSSAF
Cotisation de 4 % sur les émoluments et honoraires	Déclaration trimestrielle sur net-entreprises	CRPCEN
Cotisations sur salaires des périodes antérieures à 2023	Auprès de la CRPCEN	Régularisations auprès de la CRPCEN

Le déroulement d'un contrôle

Le contrôle commence par un avis adressé à l'office au moins trente jours avant la première visite, ou avant le début des opérations pour un contrôle sur pièces. L'avis renvoie à la charte du cotisant contrôlé, qui décrit les droits de l'office et qui lui est opposable. Le contrôle porte en règle générale sur les trois dernières années civiles et l'année en cours.

Pour les employeurs de moins de vingt salariés, ce qui est le cas de la plupart des offices, la durée entre le début effectif du contrôle et l'envoi de la lettre d'observations est limitée à trois mois, sauf exceptions prévues par le code de la sécurité sociale. Avant d'envoyer sa lettre, l'inspecteur propose un entretien de fin de contrôle pour présenter ses constats. C'est le moment de corriger un malentendu sur une pièce.

La lettre d'observations ouvre une période contradictoire : l'office dispose de trente jours pour y répondre, délai qui peut être prolongé sur demande. L'inspecteur répond ensuite par écrit et indique ce qu'il maintient. Vient alors la mise en demeure, qui rend les sommes exigibles. La procédure est décrite pour l'essentiel à l'article R. 243-59 du code de la sécurité sociale.

Le silence vaut parfois accord. Lorsque l'inspecteur a examiné une pratique en connaissance de cause sans formuler d'observation, l'office peut s'en prévaloir pour l'avenir. Il faut donc garder la lettre d'observations et la liste des points examinés : elles servent aussi au contrôle suivant.

Les points qu'un inspecteur regarde dans un office

La date de recrutement de chaque salarié au regard du 1er septembre 2023, qui décide de l'application de la cotisation vieillesse CRPCEN ou des cotisations du régime général et de l'Agirc-Arrco.
Le taux de la cotisation maladie CRPCEN, plein ou réduit, appliqué à chaque salarié.
La réduction générale : elle s'applique aux salariés affiliés à la CRPCEN lorsque l'office est soumis à l'assurance chômage pour eux, mais son calcul doit tenir compte des taux propres à la caisse.
La prévoyance et la complémentaire santé : caractère collectif et obligatoire, répartition conforme aux textes de branche, justificatifs des dispenses.
Les frais professionnels et les avantages : déplacements pour les rendez-vous de signature, véhicule, téléphone, frais des négociateurs, titres-restaurant.
Les indemnités de rupture et leur traitement social, notamment pour les ruptures conventionnelles.
La contribution à la formation collectée par l'URSSAF, et le taux accident du travail appliqué.

Ce que nous faisons pour l'office

À réception de l'avis. Nous dressons la liste des pièces demandées, les réunissons avec vous et passons en revue les points sensibles de la période. Si une erreur apparaît, mieux vaut la connaître avant l'inspecteur.
Pendant le contrôle. Nous répondons aux questions techniques de paie que l'inspecteur pose à l'office, avec son accord, et suivons ses constats au fur et à mesure.
À réception de la lettre d'observations. Nous analysons chaque chef de redressement, vérifions la base et le calcul, et préparons les éléments techniques de la réponse, que l'office signe.
Après le contrôle. Nous corrigeons le paramétrage pour que les mêmes écarts ne se reproduisent pas sur les mois suivants.

Si l'office conteste le redressement au-delà de la phase contradictoire, la saisine de la commission de recours amiable et l'éventuel recours devant le juge se mènent avec son avocat. GCFFS n'est pas un cabinet d'avocats ; nous lui fournissons les calculs et la chronologie dont il a besoin.

Un contrôle se prépare mieux à froid. Si aucun avis n'est encore arrivé, un audit social ciblé sur les mêmes points permet de corriger avant qu'on vous le demande.

Questions fréquentes

Parce que depuis les paies de janvier 2023, les cotisations sur salaires dues à la CRPCEN sont déclarées en DSN et recouvrées par l'URSSAF, qui en assure aussi le contrôle. La CRPCEN reste l'organisme d'affiliation des clercs et employés et sert leurs prestations, mais la vérification des cotisations sur salaires passe désormais par l'URSSAF.

Non. La cotisation assise sur les émoluments et honoraires de l'office est recouvrée et contrôlée par la CRPCEN. Elle repose sur la comptabilité de l'office : son contrôle se prépare avec votre expert-comptable.

Nous pouvons préparer les pièces, répondre aux questions techniques de paie que l'inspecteur pose à l'office et analyser ses constats au fur et à mesure, si l'office le souhaite. L'office reste l'interlocuteur de l'URSSAF et signe ses réponses.

Répondre d'abord à la lettre d'observations dans le délai indiqué, en argumentant point par point : c'est la phase où un chef de redressement mal fondé s'abandonne le plus facilement. Si le désaccord persiste après la mise en demeure, la contestation devant la commission de recours amiable puis le juge se conduit avec votre avocat.

Parlons de votre office

Dites-nous votre effectif, qui établit la paie aujourd'hui et ce que vous souhaitez confier. Nous revenons vers vous avec une proposition écrite.

Demande de contact +33(0)7 82 52 20 32 +33(0)6 51 68 20 10

Les montants, taux et seuils cités sur cette page proviennent de la fiche des barèmes, datée et sourcée ligne par ligne. Cette page est une information générale : elle ne remplace pas l'examen de la situation de votre office.