Organiser la paie d'un office avec un bureau annexe

Le Conseil supérieur du notariat recensait, dans son rapport annuel pour 2024, 1 371 bureaux annexes pour un peu plus de 7 000 offices. Pour le titulaire, le bureau annexe fait partie de l'office : même employeur, mêmes salariés, même convention collective. Pour la paie, ce n'est pas tout à fait la même chose. Plusieurs paramètres dépendent du lieu où le salarié travaille, et quelques obligations se tiennent site par site.

Un employeur, un ou deux établissements

Tout part d'une question simple : le bureau annexe a-t-il son propre numéro SIRET ? S'il est immatriculé comme établissement secondaire, il devient un établissement au sens des déclarations sociales. La DSN se dépose par établissement : les salariés affectés au bureau annexe sont déclarés dans une DSN distincte, avec ses propres cotisations. S'il n'a pas de SIRET propre, le bureau annexe reste un lieu de travail de l'établissement principal, et tous les salariés figurent dans la même DSN.

Les deux situations se gèrent. Ce qui pose problème, c'est l'écart entre la réalité et les déclarations : un bureau annexe immatriculé dont les salariés sont déclarés au siège, ou l'inverse. Le premier travail, lors de la reprise d'un dossier, est de rapprocher la liste des établissements connus de l'INSEE de celle des établissements déclarés en DSN.

Ce qui dépend du lieu de travail

Le taux accidents du travail

Le taux de cotisation accidents du travail et maladies professionnelles est notifié par établissement. Un bureau annexe immatriculé reçoit le sien, dans son compte sur net-entreprises. Il faut s'assurer que la paie applique, pour chaque salarié, le taux de l'établissement auquel il est rattaché.

Le versement mobilité

Le versement mobilité est dû par les employeurs d'au moins 11 salariés, l'effectif s'appréciant au niveau de l'employeur. Son taux, lui, dépend de la commune où le salarié travaille : il varie d'une autorité organisatrice des mobilités à l'autre, et certaines communes n'en appliquent pas. Un office dont le siège est en ville et le bureau annexe dans une commune rurale peut donc avoir deux taux, ou un seul site assujetti. C'est un paramètre que l'on oublie facilement de mettre à jour quand le bureau annexe ouvre.

Le régime local d'Alsace-Moselle

Si l'un des deux sites se trouve dans le Bas-Rhin, le Haut-Rhin ou la Moselle, le régime local s'applique aux salariés qui y travaillent, avec un calcul particulier pour les affiliés à la CRPCEN. La complémentaire santé de branche prévoit d'ailleurs des taux propres à ces départements. Le rattachement de chaque salarié au bon site n'est pas une formalité : il change les cotisations.

Les salariés qui partagent leur temps entre deux sites

Dans beaucoup d'offices, un clerc ou une assistante tient le bureau annexe certains jours et travaille au siège les autres. Trois points sont à régler.

• Le contrat. Il doit mentionner les deux lieux de travail, ou une zone géographique qui les englobe. Un salarié recruté pour le siège à qui l'on demande ensuite de tenir l'annexe peut y voir une modification de son contrat, selon la distance et la fréquence. En cas de doute, l'office voit son conseil avant de décider.
• Le temps de trajet. Le déplacement d'un site à l'autre pendant la journée est du temps de travail effectif. Il entre dans le décompte des heures, et donc des heures supplémentaires éventuelles. Le temps de trajet du domicile au lieu de travail habituel n'en est pas.
• Les frais. Le salarié qui utilise son véhicule pour aller d'un site à l'autre engage des frais professionnels. L'office les rembourse, aux frais réels ou selon le barème kilométrique, sans cotisations dans les limites admises par l'URSSAF, à condition de conserver le détail des trajets. Les trajets entre le domicile et le lieu de travail relèvent d'un autre régime, celui de la prise en charge des abonnements de transport ou des frais de carburant.

Pour la DSN, le salarié est rattaché à un seul établissement, celui où il exerce l'essentiel de son activité. Ce choix fixe son taux accidents du travail et son taux de versement mobilité : il se documente.

Les obligations qui se tiennent site par site

Le registre unique du personnel se tient dans chaque établissement. Les affichages obligatoires doivent être présents dans chaque local où travaillent des salariés, avec les horaires collectifs propres au site si le bureau annexe a ses propres heures d'ouverture. Le document unique d'évaluation des risques couvre l'ensemble des unités de travail, bureau annexe compris. Ces points ne sont pas de la paie au sens strict, mais un contrôle les vérifie en même temps que les bulletins.

Fermer ou transférer un bureau annexe

Quand un office ferme son bureau annexe ou le déplace, les salariés concernés changent de lieu de travail. Selon la distance et ce que prévoit leur contrat, il s'agit d'un simple changement des conditions de travail ou d'une modification du contrat qui demande leur accord : c'est une question à trancher avec le conseil de l'office. Côté paie, la fermeture d'un établissement immatriculé entraîne le transfert des salariés vers l'autre établissement dans la DSN, la mise à jour des taux et, si le versement mobilité n'est plus le même, une vérification dès le premier mois.

Ce que nous faisons

Quand nous reprenons la paie d'un office à plusieurs sites, nous dressons la carte des établissements, des taux et des rattachements, salarié par salarié, et nous la confrontons aux DSN déposées. Les écarts sont corrigés, avec les régularisations nécessaires, avant le premier mois de paie que nous établissons.

Questions fréquentes

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Les montants, taux et seuils cités sur cette page proviennent de la fiche des barèmes, datée et sourcée ligne par ligne. Cette page est une information générale : elle ne remplace pas l'examen de la situation de votre office.