Ce qui a changé en 2023
La loi de financement de la sécurité sociale pour 2020 a prévu le transfert du recouvrement des cotisations de plusieurs régimes spéciaux vers l'URSSAF. Pour les offices notariaux, il est effectif depuis les paies de janvier 2023 : les cotisations sur salaires dues à la CRPCEN (maladie, vieillesse et contribution de solidarité pour l'autonomie) sont déclarées dans la DSN mensuelle, payées à l'URSSAF au 5 ou au 15 du mois suivant selon la situation de l'office, et contrôlées par l'URSSAF.
Les périodes d'emploi antérieures à 2023 suivent l'ancien circuit : elles restent déclarées et régularisées auprès de la CRPCEN, sans compensation avec les versements faits à l'URSSAF.
Qui reçoit quoi
| Élément | Déclaration | Organisme |
|---|---|---|
| Cotisations sur salaires CRPCEN (maladie, vieillesse, autonomie), depuis 2023 | DSN mensuelle | URSSAF |
| Cotisations de droit commun (chômage, accidents du travail, famille, CSG, CRDS) | DSN mensuelle | URSSAF |
| Retraite des salariés recrutés depuis le 1er septembre 2023 | DSN mensuelle | URSSAF (régime général) et caisse Agirc-Arrco de l'office |
| Prévoyance et complémentaire santé de branche | DSN mensuelle | Organismes assureurs |
| Cotisation de 4 % sur les émoluments et honoraires | Déclaration trimestrielle sur net-entreprises, hors DSN | CRPCEN |
| Affiliation des salariés à la caisse | Service CRPCEN de net-entreprises, hors DSN | CRPCEN |
| Régularisations des périodes antérieures à 2023 | Hors DSN | CRPCEN |
La déclaration trimestrielle des émoluments est dématérialisée sur net-entreprises. Elle peut être faite par l'office ou par un mandataire. Elle relève de la comptabilité de l'office plus que de la paie, mais il est utile que le gestionnaire de paie sache qu'elle existe : un contrôle de la caisse peut porter sur les deux.
Le paramétrage, salarié par salarié
La DSN d'un office se distingue d'abord par la fiche de chaque salarié. Plusieurs informations doivent y être exactes :
- la convention collective : IDCC 2205 ;
- le régime maladie : CRPCEN pour les clercs et employés affiliés, régime général pour les salariés qui n'y sont pas affiliés (offices d'outre-mer, activité non principale) ;
- le régime de retraite : vieillesse CRPCEN pour les salariés recrutés avant la fermeture et restés affiliés sans interruption, régime général et Agirc-Arrco pour les autres ;
- les contrats de prévoyance et de santé, rattachés aux bons organismes ;
- l'option de retraite progressive, déclarative en DSN depuis le 1er janvier 2024 pour les assurés de la CRPCEN.
Les cotisations propres à la CRPCEN se déclarent avec des codes dédiés, qui distinguent notamment les deux populations de salariés. Nous les paramétrons à partir de la documentation officielle de net-entreprises et du guide du déclarant de la caisse, et nous les revérifions à chaque mise à jour de la norme.
Le piège de la fiche copiée. Dans beaucoup de logiciels, un nouveau salarié se crée en dupliquant la fiche d'un collègue. Si ce collègue relève de l'ancien régime, le nouvel embauché hérite de la cotisation vieillesse CRPCEN, et la DSN la déclare chaque mois sans alerte. L'erreur n'apparaît qu'au contrôle, ou quand le salarié consulte ses droits à la retraite.
Les événements à signaler
Comme pour tout employeur, la DSN porte aussi les signalements d'événements : arrêt de travail et reprise, fin de contrat. Pour un arrêt maladie ou un congé de maternité, la caisse a besoin des éléments de salaire pour calculer les indemnités journalières, et leur transmission rapide conditionne le paiement. Pour une fin de contrat, le signalement produit l'attestation destinée à France Travail. Un signalement tardif ou incomplet retarde le paiement des indemnités au salarié, ou à l'office lorsqu'il est subrogé.
Les anomalies que nous corrigeons le plus souvent
- un salarié du nouveau régime déclaré à la vieillesse CRPCEN, ou l'inverse ;
- un office sans caisse Agirc-Arrco alors qu'il a recruté depuis septembre 2023 ;
- des indemnités journalières encore intégrées à l'assiette des cotisations CRPCEN, ce qui n'est plus possible depuis 2023 ;
- des rappels de salaire d'un avenant rétroactif déclarés sans rattachement correct à leur période ;
- une tentative de corriger une paie de 2022 par la DSN, qui ne peut pas aboutir.
À la reprise d'un dossier, nous comparons les douze dernières DSN aux bulletins et aux montants réellement payés à l'URSSAF, puis nous reprenons les fiches salariés une à une. Les corrections passent par des DSN rectificatives ou par la régularisation du mois suivant, selon le cas, avec l'accord de l'office. Voir aussi notre page correction de bulletins et de DSN.
Questions fréquentes
Pas pour les périodes d'emploi depuis janvier 2023 : les cotisations sur salaires passent par la DSN et l'URSSAF. La CRPCEN reçoit en revanche la déclaration trimestrielle de la cotisation sur les émoluments, les déclarations d'affiliation des salariés et les régularisations portant sur les périodes antérieures à 2023.
Non. Les périodes antérieures à 2023 restent déclarées et régularisées auprès de la CRPCEN, et il n'y a pas de compensation possible avec les sommes versées à l'URSSAF. Il faut donc traiter la régularisation directement avec la caisse.
Les rejets tiennent rarement au statut de l'office lui-même. Ils viennent le plus souvent d'une incohérence de paramétrage : régime de retraite d'un salarié qui ne correspond pas à sa date de recrutement, contrat Agirc-Arrco absent, organisme de prévoyance mal référencé. Le compte rendu de l'URSSAF ou de l'organisme indique la rubrique en cause.
Pour les cotisations sur salaires et leur paiement, l'URSSAF, qui les recouvre et les contrôle. Pour l'affiliation d'un salarié, les prestations ou la cotisation sur les émoluments, la CRPCEN. Lorsque nous tenons la paie, nous prenons en charge ces échanges pour le compte de l'office.
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Les montants, taux et seuils cités sur cette page proviennent de la fiche des barèmes, datée et sourcée ligne par ligne. Cette page est une information générale : elle ne remplace pas l'examen de la situation de votre office.