Une convention, pas un contrat de travail

Le stage est organisé par une convention signée entre l'établissement d'enseignement, l'office et l'étudiant. Elle fixe les dates, les horaires, les activités confiées, le tuteur et le montant de la gratification. Le stage a une finalité pédagogique : le stagiaire ne peut pas occuper un poste permanent, remplacer un salarié absent ou faire face à un surcroît d'activité. Un stage qui sert en réalité à pourvoir un emploi peut être requalifié en contrat de travail, avec rappel de salaire et de cotisations.

Le code de l'éducation encadre aussi la durée maximale du stage dans un même organisme, le nombre de stagiaires accueillis en même temps selon l'effectif de l'office, et le délai à respecter avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste. Nous vérifions ces trois points avant la signature de la convention.

La gratification légale

La gratification devient obligatoire lorsque la présence du stagiaire dépasse 308 heures (au 1er juin 2026) au cours d'une même année d'enseignement. Son montant minimal est égal à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (30 €), soit 4,50 € (au 1er juin 2026) par heure de présence effective. Elle est versée chaque mois, dès le premier jour du stage.

Exemple. Une étudiante en master de droit notarial effectue un stage de quatre mois à raison de 35 heures par semaine. Elle dépasse le seuil : la gratification est due. Un mois où elle est présente vingt-deux jours de sept heures, soit 154 heures, la gratification minimale est de 693 €. Un mois de vingt jours, soit 140 heures, elle tombe à 630 €. Le calcul se fait sur les heures de présence réelle, et non sur un forfait mensuel.

Cotisations, impôt et déclarations

La gratification versée dans la limite du minimum légal est exonérée de cotisations et de contributions sociales. Si l'office verse davantage, la fraction qui dépasse le minimum devient soumise à cotisations. Pour un office, nous vérifions avant le premier versement à quels organismes se rattachent ces cotisations, le stagiaire n'étant pas un clerc ou employé salarié au sens de la CRPCEN.

Côté impôt, la gratification est exonérée d'impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du SMIC (article 81 bis du code général des impôts). Nous la déclarons dans la DSN de l'office.

Les droits du stagiaire

  • accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés ;
  • prise en charge des frais de transport public domicile-lieu de stage dans les mêmes conditions que les salariés ;
  • pour les stages qui dépassent le seuil de gratification, des congés et autorisations d'absence prévus par la convention ;
  • application des règles de l'office sur la durée du travail, les temps de repos et les jours fériés.

Le stagiaire est inscrit dans une partie spécifique du registre unique du personnel. Aucune DPAE n'est due.

Ne pas confondre avec le stage du DESN

Dans le notariat, le mot « stage » désigne aussi la formation pratique du diplôme supérieur de notariat. Ce stage n'est pas un stage conventionné : il se fait sous contrat de travail. L'accord de branche du 23 mai 2024 prévoit pour le DESN un contrat de professionnalisation de vingt-quatre mois rémunéré au minimum du niveau T2, soit 2 345 € (au 1er novembre 2026), et l'avenant n° 58 classe au niveau T3 le titulaire des trois périodes et du certificat de fin de stage. Ce stagiaire-là est un salarié de l'office, avec bulletin, DSN, affiliation à la CRPCEN pour la maladie et retraite selon sa date de recrutement.

Piège fréquent. Un étudiant accueilli en stage conventionné puis embauché à l'issue du stage voit, sous conditions, la durée du stage prise en compte dans sa période d'essai et son ancienneté. Le contrat de travail doit l'intégrer dès sa rédaction.

Ce que nous faisons

Nous relisons la convention de stage au regard des plafonds et délais légaux, nous calculons la gratification chaque mois sur les heures de présence transmises par l'office et nous l'intégrons à la DSN. Si le stage débouche sur une embauche, nous préparons le contrat en tenant compte de la durée du stage.

Questions fréquentes

Dès que la présence du stagiaire dans l'office dépasse 308 heures au cours d'une même année d'enseignement, consécutives ou non. Elle est alors due dès le premier jour, et non à partir du seuil.

Oui. La fraction qui dépasse le minimum légal est alors soumise à cotisations et contributions sociales. Nous vérifions à quels organismes elle se rattache avant le premier versement.

Non au sens du code de l'éducation. Le stage du DESN se fait sous contrat de travail, notamment en contrat de professionnalisation, avec une rémunération au minimum du niveau T2 fixée par l'accord de branche du 23 mai 2024.

Oui, dans une partie distincte réservée aux stagiaires, avec les mentions prévues par le code du travail. Il n'y a en revanche pas de DPAE à effectuer, puisqu'il n'est pas salarié.

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